Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Должностная инструкция офис-менеджера». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Эта профессия относится к сравнительно молодым. Она «выросла» из должности администратора, приобретая новые черты и специфические особенности. Хотя во многом обязанности офис-менеджера пересекаются с указанными в должностных инструкциях секретаря, администратора, и даже менеджера по персоналу, но все же существует множество отличий между этими профессиями.
Кто такой офис-менеджер?
Суть работы офис-менеджера раскрывается в самом названии. Слово «менеджер» в переводе с английского означает управляющий. Фактически, офис-менеджер является управляющим офиса, занимает руководящую должность, и в его первоочередные обязанности входит координирование работы всех служб обеспечения рабочего процесса. В отличие от офис-менеджера, секретарь и администратор не относятся к сотрудникам, наделенным властными полномочиями. Зачастую эти специалисты являются подчиненными офис-менеджера. Должность менеджера по персоналу тоже относится к категории управленцев. Но он занимается подбором персонала, а не хозяйственной деятельностью.
Управляющий офисом чаще всего находится в непосредственном подчинении у генерального директора или замдиректора по персоналу.
Кто может претендовать на должность?
Анализ вакансий показывает, что требования к претендентам выдвигают достаточно высокие.
Управляющий офисом должен ориентироваться в основах менеджмента и делопроизводства, знать правила пользования офисной техникой и нормы безопасности, разбираться в принципах снабжения и методах планирования. Конечно же, без труда подобный багаж получить не удастся — кандидаты с опытом работы будут иметь преимущество.
Одно из основных требований к офис-менеджеру — наличие высшего или незаконченного высшего образования. Но конкретные требования к специализации работодатели указывают редко. Чтобы повысить шансы на получение места в крупной компании, советуем пройти специализированные курсы, которые дают нужные знания и практические навыки.
Очень важны личные качества: ответственность, высокая степень самодисциплины, исполнительность, усидчивость, эрудиция, терпеливость, стрессоустойчивость. Часто работодатели упоминают о требованиях к внешности претендентов — просят присылать резюме с фото.
И ещё один важный момент: без отличного знания языка, высокого уровня устной и письменной грамотности претендовать на хорошее место вряд ли получится. Ведение деловой переписки, делопроизводство, общение с посетителями обязывают офис-менеджера владеть этими качествами. Для тех, кто знает английский, тоже найдутся вакансии. При этом заработок может быть значительно выше, чем в среднем по отрасли.
И о заработке. Уровень оплаты труда офис-менеджера зависит от величины компании, профессиональной сферы, региона. Диапазон окладов управляющих офисами достаточно широкий. Средняя зарплата по Украине составляет около 5 тыс. грн., в Киеве — свыше 6 тыс. грн. Советуем при размещении резюме проверить зарплатные тенденции, чтобы правильно оценить свои компетенции и не продешевить.
Общие обязанности офис-менеджера закреплены в Трудовом кодексе РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 02.08.2019). Менеджер обеспечивается правами и гарантиями, которые прописываются в должностной инструкции. В резюме такого специального раздела не существует, но кандидату необходимо понимать, что в зависимости от рода деятельности предприятия, его права могут отличаться. В общем руководитель административно-хозяйственной службы наделяется правами:
- вносить предложения по улучшению своей деятельности и представлять руководству проекты по совершенствованию работы фирмы;
- требовать соблюдения своих прав, обозначенных в трудовом договоре, и создания условий, необходимых для своего функционирования;
- принимать решения в рамках своей компетенции;
- получать все необходимые документы и нужную информацию, необходимую для выполнения своих профессиональных функций.
2.1. Ежедневно в установленные сроки получает и просматривает документы, проводит их регистрацию, направляет исполнителям; выбирает документы, требующие немедленного рассмотрения, докладывает о них генеральному директору, представляя проекты резолюций.
2.2. Ведет оперативный учет прохождения документов и ежедневно контролирует сроки исполнения документов и устных поручений генерального директора руководителями структурных подразделений.
2.3. Готовит по поручению генерального директора проекты документов, обеспечивает согласование проектов с руководителями подразделений; готовит и оформляет управленческо-распорядительные документы.
2.4. Осуществляет и контролирует документооборот между офисом и подразделениями. По поручению генерального директора осуществляет документооборот между предприятием (офисом) и другими организациями, органами, учреждениями (налоговая служба, пожарная инспекция и т. п.).
При возникновении вопросов, требующих решения, незамедлительно сообщает генеральному директору.
2.5. Ведет делопроизводство, обеспечивает сохранность документации, формирует дела и передает их на архивное хранение, готовит к уничтожению.
2.6. Производит регистрацию и ведет учет договоров. По поручению генерального директора готовит справки по исполнению договоров.
2.7. В отсутствие менеджеров ведет прием клиентов в офисе с последующей передачей дела непосредственным исполнителям, менеджерам.
2.8. Ведет учет, выписывает доверенности, принимает отчеты доверенных лиц.
2.9. Ежедневно ведет табель учета рабочего времени работников офиса или лиц, определенных распоряжением руководителя, оформляет командировочные документы.
2.10. По поручению генерального директора ведет кадровый учет, оформляет прием и увольнение, отпуска, больничные работников офиса.
2.11. Участвует в совещаниях, созываемых генеральным директором, организует их техническое обслуживание.
2.12. Обеспечивает рассылку, ознакомление, учет и хранение приказов и распоряжений.
2.13. Своевременно пополняет необходимые офису запасы канцелярских принадлежностей и расходных материалов.
2.14. Выполняет отдельные (разовые) поручения генерального директора, связанные с деятельностью фирмы.
2.15. Офис-менеджер, выполняя возложенные на него функции, обязан:
— сохранять конфиденциальность информации;
— своевременно выполнять распоряжения руководства;
— соблюдать правила и сроки подготовки документов;
— обеспечивать сохранность документов;
— соблюдать правила и нормы делового общения, служебную субординацию, придерживаться корректного и доброжелательного стиля общения с коллегами и клиентами.
Работодатели уже выявили список необходимых навыков, которым должен обладать офис-менеджер:
- Уровень владения компьютером и интернетом – выше среднего. Если кандидат, помимо стандартных офисных программ, будет владеть такими узкими программами, как Photoshop или «Офис пикчер-менеджер», то у него больше шансов получить эту престижную должность
- Отличная скорость печати для набора текстов для документов
Проведение переговоров - Обязательные навыки управления, для крупного предприятия это качество сотрудника особенно актуально
- Навыки успешного ведения делопроизводства, специалист должен иметь хотя бы базовый уровень знаний в ведении документации
- Умелое пользование офисной оргтехникой: в распоряжении сотрудника принтеры, сканеры, факсы
- Коммуникативные навыки, умение решать конфликты, находить компромиссы, вести деловые переговоры с партнерами
- Владение английским языком – это условие для сотрудников масштабных компаний, сотрудничающих с иностранными партнерами. Уровень владения – базовый и выше
- Знания принципов подбора и управления персоналом
Этими личностными навыками обладает новый сотрудник компании, над этими направлениями работает, повышая квалификацию.
На каждом предприятии обязанности того или иного сотрудника регулируются должностной инструкцией, подписанной и утвержденной действующим генеральным директором компании. Какие положения есть в инструкции по отношению к такому сотруднику?
Особенности профессии
Специалист легко найдет работу, ведь люди этой профессии востребованы и в маленьких, и в крупных компаниях. Этот сотрудник отвечает за бесперебойную работу офиса, выполняя мелкую, но очень важную работу. В обязанности специалиста входит:
- закупка товаров для обеспечения работы (канцелярия, бытовая химия, напитки и другие);
- контроль за чистотой в офисе;
- ведение табеля учета рабочего времени;
- оформление пропусков, подготовка деловых встреч;
- проверка работы техники и вызов специалистов для ее обслуживания (ремонт, замена комплектующих и т. д.);
- контроль денежных средств, которые уходят на нужды офиса;
- административно-хозяйственная работа;
- прием и регистрация почты, ее распределение;
- встреча гостей;
- прием звонков;
- организация праздников, закупка подарков, хранение данных о сотрудниках;
- работа с документами и другие.
Профессия офис-менеджера
Офис-менеджер — это специалист, который контролирует документооборот, обеспечивает эффективное функционирование офиса и является посредником между руководством и подчинёнными или структурными подразделениями. Функциональные обязанности этого сотрудника, равно как и требования к нему, у разных работодателей отличаются. Рабочим местом офис-менеджера чаще всего является приёмная компании и кабинета руководителя.
Эту должность часто путают с работой секретаря. Данные профессии действительно во многом похожи, но существенная разница между ними всё же есть. Секретарь подчиняется напрямую руководителю (заместителю или другому топ-менеджеру), выполняет его личные поручения и ведает только его документами.
Офис-менеджер контролирует текущую работу, преимущественно бумажную. Он следит за корреспонденцией, канцтоварами, документооборотом, офисной техникой, принимает звонки и доводит приказы руководителей до сотрудников. Он не исполняет личные поручения, не ведёт календарь руководителя и не принимает его звонки — хотя весьма часто эти две работы совмещаются в одном специалисте. Например, в названии вакансии может быть указано «офис-менеджер с функциями секретаря».
Должность офис-менеджера, как правило, не предполагает карьерный рост. Средняя зарплата такого специалиста в регионах России — от 20 до 25 тысяч рублей, в Москве — около 50 тысяч рублей.
Типовая должностная инструкция офис-менеджера с функциями секретаря включает в себя следующие пункты:
- обработка почтовых отправлений, как входящих, так и исходящих; их перераспределение внутри компании;
- контроль за сроками исполнения принятых обязательств по договорам и соглашениям;
- совершение исходящих и прием входящих звонков;
- работа с клиентами и представителями партнерских компаний;
- контроль за наличием необходимых канцелярских принадлежностей;
- поддержание офисной техники в рабочем состоянии и вызов специалистов в случае ее поломки;
- распределение времени внутри рабочего графика (в некоторых случаях и для руководителя);
- организация необходимых мероприятий (встреч, конференций, командировок, корпоративных вечеринок);
- протоколирование хода совещаний;
- обновление и пополнение свежим контентом корпоративного сайта.
Работодатели уже выявили список необходимых навыков, которым должен обладать офис-менеджер:
- Уровень владения компьютером и интернетом – выше среднего. Если кандидат, помимо стандартных офисных программ, будет владеть такими узкими программами, как Photoshop или «Офис пикчер-менеджер», то у него больше шансов получить эту престижную должность
- Отличная скорость печати для набора текстов для документов
Проведение переговоров - Обязательные навыки управления, для крупного предприятия это качество сотрудника особенно актуально
- Навыки успешного ведения делопроизводства, специалист должен иметь хотя бы базовый уровень знаний в ведении документации
- Умелое пользование офисной оргтехникой: в распоряжении сотрудника принтеры, сканеры, факсы
- Коммуникативные навыки, умение решать конфликты, находить компромиссы, вести деловые переговоры с партнерами
- Владение английским языком – это условие для сотрудников масштабных компаний, сотрудничающих с иностранными партнерами. Уровень владения – базовый и выше
- Знания принципов подбора и управления персоналом
Этими личностными навыками обладает новый сотрудник компании, над этими направлениями работает, повышая квалификацию.
На каждом предприятии обязанности того или иного сотрудника регулируются должностной инструкцией, подписанной и утвержденной действующим генеральным директором компании. Какие положения есть в инструкции по отношению к такому сотруднику?
Существуют некоторые особенности при устройстве на работу в определенные организации. Работа агентства недвижимости связана с обработкой юридической базы сделок и с наращиванием клиентской базы.
Поэтому в обязанности офис-менеджера может входить обзвон потенциальных клиентов, заказ сувенирной продукции или размещение рекламной информации. В строительной компании ведется большой объем закупок строительных материалов, прием на временную или сезонную работу, логистика перевозок и лизинг специальной техники.
Часть обязанностей может возлагаться на офис менеджера. Если копания по продажам, то обзвон новых и старых клиентов также может стать основной обязанностью.
Должностная инструкция офис-менеджера
Должностная инструкция — это документ, в котором содержится несколько разделов, таких как перечень обязанностей, прав, ответственность сотрудников. Документ внимательно изучается сотрудником и подписывается. Перечень того, что входит в должностные обязанности офис-менеджера, для резюме тоже подходит:
- обеспечение документооборота компании;
- подготовка совещаний, заседаний, конференций;
- оформление приказов и доведение их до сведения работников;
- координация и контроль служб, находящихся в подчинении — водители, уборщики, повара, курьеры и т. п.
Представители этой профессии должны сочетать в себе тактичность и ответственность, ведь именно они координируют работу всего офиса. Часто руководители выдвигают требования к внешнему виду помощника, поэтому важна умеренность во всем: естественный женский макияж аккуратная прическа, одежда и т. д.
- Коммуникабельность.
- Отличная память.
- Доброжелательность.
- Пунктуальность.
- Грамотность и обучаемость.
- Умение работать в коллективе.
- Неконфликтность.
- Задатки и руководителя, и организатора.
- Хорошее знание иностранного языка.
- Терпеливость.
- Понимание корпоративной этики.
Представитель этой профессии — это человек, который умеет работать с людьми, отличаясь вежливостью и хорошим воспитанием.
Должность офис-менеджера: как правильно составить должностную инструкцию
Основной дилеммой кадрового менеджера является выбор критериев для составления должностной инструкции. Часто на практике – это формальный и типовой документ, который подписывают все сотрудники. Он составляется по универсальной форме и на высоком уровне описывает основные должностные функции человека, который должен управлять офисом. Недостаток такого подхода в том, что эти обязанности не отражают бизнес-процессы фирмы и их особенности. Это, в свою очередь, может привести к нарушению коммуникаций между сотрудниками и созданию напряженного рабочего фона.
При этом среди профессиональных кадровиков существует мнение, что должностные инструкции являются и могут быть реальным инструментом управления взаимоотношениями с персоналом. Говоря о персонализации данного документа, конечно, не стоит дотошно вносить все функции, при этом нужно показать связь между корпоративной и учетной политикой компании, а также с описанными бизнес-процессами.
По характеру должности, офис-менеджер должен обеспечивать работу офиса и при необходимости руководить всем аппаратом обслуживающей службы для этих целей. Безусловно, это одна из важнейших руководящих должностей особенно в крупных компаниях, от которой зависят все офисные коммуникации и эффективная организация труда. В силу этого должностная инструкция должна носить персонализованный характер.
Порядок приема на работу
Составление должностной инструкции выполняется независимо от поступления сотрудника на службу. Фактически сотрудник подписывает готовый документ, который не может быть изменен в соответствии с его пожеланиями. Исключение составляют люди, нанимающиеся в результате проведения конкурса. На всякий случай напомним, что такие сотрудники не могут наниматься с испытательным сроком.
В других случаях не рекомендуем нанимать человека без оформления на работу во время испытательного месяца. Фактически, если сотрудник приступил к работе, он является нанятым постоянно, в этом случае без подписанного контракта вам будет сложно решить конфликтные вопросы.
Рекомендуем проводить оформление в следующей последовательности:
- первичное собеседование;
- вторичное собеседование с руководством;
- встреча по согласованию документов: покажите сотруднику его контракт, должностную инструкцию и передайте для изучения все необходимые и внутренние документы, а также внутренний распорядок дня;
- если будущий сотрудник согласен подписать и согласиться с требованиями, переходите к подписанию;
- на подпись предлагается: контракт или трудовой договор, ознакомление с техникой безопасности, должностная инструкция, внутрикорпоративная политика, этический кодекс, правила внутреннего распорядка, а также документ об ознакомлении со списком корпоративных правил с перечислением документов.
Пример объявления о вакансии офис-менеджера:
Ищем грамотного и толкового офис-менеджера для работы в дружном коллективе.
Если вы амбициозный и целеустремленный человек, желающий продвижения по карьерной лестнице, мы будем рады видеть вас в нашей команде. Приходите к нам на собеседование, но знайте:
1. Мы требовательно относимся к работе сотрудников, потому что хотим быть лучшими.
2. Мы постоянно учимся новому и стремимся к саморазвитию.
3. Мы предлагаем достойную оплату труда только успешным, ответственным и пунктуальным работникам.
Возможности, которые вы получите с нами:
1. Приобретение практических навыков в компании, занимающей лидирующие позиции на рынке.
2. Обучение под руководством лучших специалистов компании.
3. Конкурентоспособную заработную плату.
4. Участие в интересных проектах, конференциях, тренингах.
Вашими основными задачами будут:
· решать организаторские вопросы офиса (заказ и учет канцелярии, продовольствия и пр.);
· производить регистрацию входящей/исходящей корреспонденции;
· вести деловую переписку;
· подготавливать приказы по личному составу;
· проводить телефонные переговоры с клиентами.
Наши требования к соискателю:
· высшее образование;
· пунктуальность;
· коммуникабельность и организаторские способности;
· грамотность.
Вознаграждение:
Заработная плата состоит из фиксированной ставки и премии по результатам вашей работы. Чем больше вы вкладываете в свой труд — тем выше оплата.
Если вы целеустремленный и активный человек, то присоединяйтесь к нашей команде и развивайтесь вместе с нами!
Кто может быть принят на должность офис-менеджера
Поскольку должности офис-менеджера нет в Квалификационном справочнике, то и квалификационные требования к ней брать неоткуда. То есть в этом случае полностью все решает работодатель — именно он выставляет требования к кандидатам, которые могут быть закреплены в должностной инструкции.
В связи с этим должностная инструкция офис-менеджера может содержать, например, требование, согласно которому кандидат на должность должен иметь высшее образование. Логично также, что от офис-менеджера обычно требуют знания ПК и иностранного языка. Особенно это важно для компаний, которые сотрудничают с иностранными партнерами. Если работодатель не желает брать на себя обучение сотрудника, то он может выставить и ограничение по стажу работы.